Wer im Versandhandel tätig ist, muss sich nach den Bestimmungen von Versanddienstleistern richten. Besonders im Bereich der Warensendungen kann Geld gespart werden. Allerdings hat DHL Anfang 2020 die Regelungen dazu verändert. Wir erklären euch, wie eine Warensendung verschickt werden kann, was dabei zu beachten ist und wie teuer der Versand bei DHL ist. Außerdem gehen wir auf die Unterschiede zum Maxibrief ein und listen zum Abschluss eine Übersicht der Vor- und Nachteile der jeweiligen Versandart.
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Was ist eine Warensendung und wann ist sie sinnvoll?
Für Warensendungen gibt die Post genaue Angaben vor. Diese erklären wir leicht verständlich und knapp formuliert im Folgenden:
Was bedeutet der Begriff Warensendung?
Eine Warensendung ist eine besonders günstige Sendungsart der Deutschen Post. DHL gewährt für Warensendungen einen niedrigeren Preis als für Pakete, da der Versand unversichert und ohne Sendungsverfolgung abläuft. Im Gegensatz zum Paketversand haben Warensendungen außerdem eine längere Lieferzeit von ca. 4 Werktagen. Warensendungen dürfen nur privat zu den aktuellen Bestimmungen genutzt werden. Für Geschäftskunden bietet DHL die Warenpost an.
Besonders gut ist diese Form des Versandes für Bücher, Ersatzteile, kleine Elektrogeräte, Kataloge, Zubehör fürs Handy, Datenträger, Textilien, Haushaltswaren, etc. geeignet. Wichtig ist, dass die Warensendung neben der Ware selbst nur zusätzliche Dokumente die sich direkt auf die Ware beziehen beinhalten darf. Wenn Sie weitere Gegenstände, persönliche Mitteilungen oder kleine Werbegeschenke der Sendung beilegen möchten, dann müssen Sie die Ware als Maxibrief verschicken.
Das gilt für Warensendungen
Eine Warensendung darf maximal 353 x 250 x 50 mm groß und bis zu 1 kg schwer sein. Nur innerhalb dieser Grenzen gilt ein Paket als Warensendung. DHL gewährt dabei noch einen Rabatt, wenn die Büchersendung 500 g nicht übersteigt. Dies ist die aktuelle Preisliste von DHL, aktualisierter Stand zum 10.04.2024:
| Produkt | Maße und Gewicht | Preis |
| Bücher- und Warensendung 500 | - Länge: bis 35,3 cm - Breite: bis 25 cm - Höhe: bis 5 cm - Gewicht: bis 500 g | 2,25 € |
| Bücher- und Warensendung 1000 | - Länge: bis 35,3 cm - Breite: bis 25 cm - Höhe: bis 5 cm - Gewicht: bis 1.000 g | 2,55 € |
Quelle: https://www.deutschepost.de/de/w/buecherundwarensendung.html
Um Ihr Packgut als Warensendung verschicken zu können muss der Vermerk "BÜWA" (Kurzform für Bücher- und Warensendung) gut leserlich über der Lieferanschrift vermerkt sein. Die Aufschrift kann händisch erfolgen oder als Aufdruck auf dem Versandetikett.
Durch die neue Regelung seit 2020 dürfen Warensendungen jetzt auch verschlossen verschickt werden. Das bedeutet, dass Warensendungen seit 2020 fest verschlossen werden können, zum Beispiel mit Klebeband, da KEINE beschädigungsfreie Öffnung mehr erfolgen muss. Allerdings behält sich die Deutsche Post Öffnungen zu Prüfzwecken weiterhin vor.
Welche Verpackung ist für Warensendungen geeignet?
Warensendungen dürfen grundsätzlich in allen gängigen Kartonagen und Umschlägen verpackt und verschickt werden. Umverpackungen aus Kunststoff, wie Druckverschlussbeutel, sind nicht als Warensendung zulässig und müssen in einem extra Umkarton verpackt werden. Natürlich darf das zulässige Maximalmaß einer Warensendung (353 x 250 x 50 mm) nie überschritten werden. Wählen Sie daher am besten einen einwelligen Karton, eine Versandtasche oder eine Buchverpackung, welche am besten zu Ihrem Inhalt passt. Nutzen Sie gern unseren Kartonfinder um Ihren optimalen Warensendungskarton zu finden!
Fast alle Kartons aus der Boxolutions-Kategorie Buchverpackungen erfüllen die geforderten Maße einer Warensendung. Weiterhin können alle Kartons aus der Boxolutions-Kategorie Maxibriefkartons auch als Warensendung verschickt werden. Damit Öffnungen durch DHL zu Prüfzwecken sauber und sicher wieder verschlossen werden können eignen sich wiederverschließbare Kartons. Diese Kartons haben einen 2. Selbstklebestreifen, der einen erneuten sicheren Verschluss gewährleistet. Alternativ sind auch Versandkartons mit einer Einstecklasche sehr praktisch, da diese beschädigungsfrei geöffnet und verschlossen werden können.
Die Regelungen für den Maxibrief
Der Versand eines Maxibriefes ist 50 ct teurer als eine Warensendung. Das maximal zulässige Maß und Gewicht ist trotzdem wie das der Warensendung. Eine Vergünstigung für leichtere Sendungen gibt es nicht. Ein Maxibriefkarton darf ebenfalls maximal 353 x 250 x 50 mm groß und maximal 1 kg schwer sein. Eine aktuelle Preisliste von DHL, aktualisierter Stand zum 10.04.2024:
| Produkt | Maße und Gewicht | Preis |
| Maxibrief national | - Länge: bis 35,3 cm | 2,75 € |
Quelle: https://www.deutschepost.de/de/w/buecherundwarensendung.html
Maxibrief: Vorteile und Einsatzmöglichkeiten
Ein Maxibrief muss nicht zusätzlich gekennzeichnet werden. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass eine Warensendung automatisch als Maxibrief behandelt wird, wenn der Vermerk „BÜWA“ fehlt. Der Inhalt eines Maxibriefes ist frei wählbar – hier müssen keine besonderen Vorgaben beachtet werden. Der Versand erfolgt mit Tracking-ID, wodurch Sie den Erhalt der Sendung im Zweifelsfall nachweisen können. Maxibrief-Sendungen werden meist schneller zugestellt als Warensendungen.
Bei einem Maxibrief sind sowohl rechteckige als auch quadratische Verpackungen gestattet. Die folgenden DIN Briefumschlagformate sind für den Versand als Maxibrief geeignet:
• DIN A4 (21,0 x 29,7 cm)
• DIN B5 (17,6 x 25,0 cm)
• DIN B4 (25,0 x 35,3 cm)
• DIN C5 (16,2 x 22,9 cm)
• DIN C4 (22,9 x 32,4 cm)
• DIN E6 (14,0 x 20,0 cm)
• DIN E5 (20,0 x 28,0 cm)
Umschläge in diesen Formaten finden Sie in der Boxolutions-Kategorie Buchverpackungen und Versandtaschen.
Warensendung oder Maxibrief? - Die richtige Versandoption wählen.
Gewichts- und Größenbeschränkungen bei der Versandoption
Sowohl Warensendungen als auch Maxibriefe sind günstige Versandarten kleinerer Güter. Beide Verpackungen dürfen maximal 353 x 250 x 50 mm im Außenmaß betragen und insgesamt maximal 1 kg schwer sein. Bei leichteren Produkten unter 500 g ist eine Warensendung vorteilhaft, da Sie hier einen Preisnachlass abfassen können.
Versandlabel: Was beachtet werden muss
Warensendungen werden ohne Tracking-ID verschickt und haben meist eine längere Lieferzeit. Beim Maxibrief erfolgt der Versand mit Sendungsverfolgung. Die Zustellung erfolgt meist schneller. Aus diesem Grund eignen sich Warensendungen besser für günstige Waren ohne Zeitdruck in der Zustellung. Der Maxibrief ist für höherwertige Produkte mit schneller Lieferung besser geeignet. Im Streitfall können Sie den Erhalt der Sendung durch die Tracking-ID nachweisen, was bei Warensendungen nicht möglich ist.
Praktische Tipps für den Versand von Kartons und Maxibriefen
Der Inhalt einer Warensendung ist vorgeschrieben: Zusätzlich zur eigentlichen Ware sind nur noch Dokumente erlaubt, die einen direkten Bezug zur Ware haben, beispielsweise ein Lieferschein oder die Rechnung. Der Inhalt eines Maxibriefs ist frei wählbar und kann individuell zusammengestellt werden. Warensendungen dürfen durch DHL zu Prüfzwecken geöffnet werden. Eine Sendung per Maxibrief bleibt bis zur Zustellung verschlossen. Bei sensiblen Waren oder Daten sollten Sie daher per Maxibrief versenden, damit der Inhalt nur vom Empfänger geöffnet und gesehen wird. Auch wenn Sie verschiedene Produkte in einem Paket verpacken möchten, dann müssen Sie den Maxibrief nutzen.
Kostenersparnis: Wie man durch die richtige Wahl Geld sparen kann
Ist Ihr Produkt günstig, leicht, wird allein verschickt und unterliegt keiner Geheimhaltung, dann kennzeichnen Sie Ihr Päckchen mit dem Vermerk „BÜWA“ damit Sie dies als Warensendung verschicken können.
Versandoptionen im Vergleich: Vor- und Nachteile
Sowohl Warensendungen als auch Maxibriefe bieten den Vorteil der Kostenersparnis gegenüber dem normalen Paketversand. Kurzum: Der Versand als Warensendung oder Maxibrief ist deutlich günstiger als der Paketversand. Die Unterschiede zwischen den beiden Versandarten sind im Folgenden noch einmal stichpunktartig aufgelistet:
Vorteile Warensendung
• preisgünstigste Variante
• Unterteilung in 500 g und 1 kg Sendungen für weiteren Preisvorteil
• privat und gewerblich nutzbar - Achtung: Für Geschäftskunden wird die Warensendung unter dem Begriff Warenpost angeboten!
Nachteile Warensendung
• Ware muss alleine versendet werden -> keine weitere Ware, Werbung oder persönliche Nachrichten
• Öffnungen durch die Post zu Prüfzwecken möglich
• lange Lieferzeit (ca. 4 Werktage)
• kein versicherter Versand
• keine Sendungsverfolgung
• zusätzliche Kennzeichnung „BüWa“ nötig (wenn diese fehlt, wird die Warensendung automatisch als Maxibrief behandelt)
Vorteile Maxibrief
• Inhalt frei wählbar
• verschlossener Versand (keine Öffnungen zu Prüfzwecken)
• schneller Versand
• versicherter Versand
• Versand mit Tracking-ID zur Sendungsverfolgung
• keine zusätzliche Kennzeichnung nötig
• rechteckige und quadratische Verpackungen möglich
• privat und gewerblich nutzbar
Nachteile Maxibrief
• etwas teurer als BüWa
• kein Preisvorteil bei Sendungen unter 500 g
Egal ob Warensendung oder Maxibrief: Achten Sie unbedingt darauf, dass Ihr Packgut ausreichend sicher gepolstert ist um Transportschäden zu vermeiden. Das Polstermaterial sollte möglichst leicht sein und wenig Platz brauchen, wie beispielsweise Luftpolsterfolie oder Holzwolle.
Wir beantworten Ihre Fragen!
Haben Sie Fragen zu Warensendungen oder brauchen Sie Verpackungen, die als Maxibrief verschickt werden sollen? Schicken Sie uns Ihre Anfrage einfach über unser Kontaktformular oder schreiben Sie uns direkt eine Mail an info@boxolutions.de
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